İyi ve başarılı bir projeyi yürütmek, detaylı planlanmış, paydaş yönetimi planına ihtiyaç duymaktadır. Peki Paydaşlar kimdir? Projenizle ilgilenen ve bu konuda menfaati olan ya da projenizin çıktıklarından yani teslim etmeniz gereken ürünlerden ve ya servislerden etkilenen kişilere paydaş denir. Proje sürecinde görev alan kişilere hitap etmek için ve proje süresi boyunca onları bir arada tutmak için paydaşların sahip olduğu sorumlulukları anlamak önemlidir.

Ocak 1996’da Gartner, grup proje yönetimi becerileri adlı makalesine göre proje başarısızlıklarının temel nedenleri; Kriz yönetiminden kaçınmak, sponsorla iletişim azlığı ve paydaşlarla yetersiz bağlılık ve ilgilenimdir. Bu sorunları yaşamamanız için aşağıdaki 3 madde size yardımcı olacaktır. 

1-Hedef belirleme ve amaçlar

Bir dizi gerçekçi amaç ve hedef oluşturma süreci paydaşları da kapsar. Paydaşlarınız her zaman proje süreçlerine katılmaya hevesli olmayabilir, fakat onları projenin bu erken aşamasında süreçlere dahil etmek başarı olasılığınızı yukarılara çekecektir. Amaçlarınız ve hedeflerinizde, iş performansını geliştirmeyi hedefleyerek ve projenizle bunlar arasında bir alaka gösterirseniz, paydaşlarınızın projenize aktif olarak katılmasını sağlarsınız. 

2-Proje çıktılarında hem fikirde olmak

Bütün projeler, başlangıçta belirlenen hedef ve amaçların neresinde olduğunuzu gösteren proje çıktılarına sahiptir. Bu çıktıların sağlıklı değerlendirilmesi  için paydaşlarla açık bir şekilde iletişim halinde olmak gerekiyor. Çıktılar üzerinde paydaşlarla birlikte mesai yapmak, her proje çıktısının birleşiminin ve kalitesinin net bir şekilde herkes tarafından anlaşılmasını sağlar. Bunu başarmak için, ilk örnekler ve numuneler yanlış anlaşılmalara sebebiyet vermeden, istenen formatta, anlaşılır şekilde hazırlanmalıdır.

3-İletişime geçme bilgisi

Projeniz yürürlüğe girmeden önce, bu projenin ilerlemesi ve geliştirilmesi konusunda haberdar olması gereken 2 grup vardır. Bu gruplar proje takımı ve paydaşlardır. İlerleme süreci hakkında haberleşmenin en verimli yolu, düzenli ilerleme raporlarını kullanarak, iletişimi en yüksek seviyeye çıkarmaktır. Bu rapor şekilleri projenizin ilerleyişini kaydetmeniz için çok kullanışlıdır. Aynı zamanda projeyle alakalı tüm taraflara ortak bir bellek kullanılarak, e-mail olarak gönderilir. Böylelikle projeyle ilgili herkes bunlara kolaylıkla erişebilir.