Projenizin Öncelikleri Arasında Dengeyi Sağlayabiliyor musunuz?
Tıpkı gerçek hayatta olduğu gibi projenizde de öncelikleriniz arasında denge sağlayabilmeniz gereklidir. Şu ana kadar pek çok projede yöneticilerin, proje ve ürün çıktılarına nasıl ve ne derece önem verecekleri konusunda kendi içlerinde çatışmalar yaşadıkları görülmüştür.
Peki bu çıktılar nelerdir? Basit bir örnekle şu şekilde anlatabiliriz
Eğer bir internet sitesi kuruyorsanız, tam fonksiyonel bir site oluşturmak için HTML sayfaları, yaratıcı içerik, iyi test edilmiş kod yapısı gibi öğeleri içeren bir site haritası üzerinden internet sitesi oluşturma yolculuğunda ilerlememiz lazım. Nihai sitenin yapısını da içeren tüm bu elemanlar, istenilen ürünün yaşam döngüsündeki çıktılarına örneklerdir, yani bunlara ürün çıktısı demek mümkündür.
Bir de proje çıktılarının ne olduğunu anlamak gereklidir, bunun için proje yöneticilerinin hayatını yakından gözlemlememiz bize yardımcı olacaktır.
Başlamak için, proje yöneticisi öncelikle proje beratını, kapsamın ayrıntılarıyla işlendiği iş dökümü yapısı doğrultusunda onaylamalıdır ve bu iş dökümü yapısı proje takvimi oluşturulmak için de kullanılmalıdır.
Daha sonra, proje yöneticisi değişik aktiviteleri sıraya koyarak ağ diyagramı, bağımlılık matrisi, kaynak planı ile başa çıkabilmek için değişik uzmanlarla çalışmalıdır.
Riskleri yönetebilmek için, proje yöneticisi riskin kaydını tutmalıdır. İletişim planı kullanmalı, durum raporları ile zaman geçtikçe paydaşların projenin ilerleyişinden haberdar olduklarından emin olmalıdır.
Tüm bu yapılar projenin yaşam döngüsü boyunca proje çıktıları olarak yaratılmalı ve aynı zamanda güncellenmelidir.
Gözlenmesi gereken önemli bir ayrıntı da farklı ürün gruplarının farklı yaşam döngülerini izleyebileceğidir fakat proje yönetim yaşam döngüsü farklı endüstrilerde de aynı olur.
O zaman hangi çıktılar proje yöneticisinin daha çok dikkatini çekmelidir?
Her iki çıktı grubu da proje yöneticinsin projeyi verimli, etkili ve doğru bir şekilde yönetebilmesi için önemlidir bu nedenle birbirinin yerine geçemezler. Fakat proje yöneticisi zaman zaman proje veya ürün yaşam döngüsü boyunca ilerledikçe öncelikleri birbiri arasında değiştirmelidir.
Örneğin, proje takımınız kaynak veya zaman açısından zor durumda ise ve sizin için başarılı bir dağıtım önemliyse, ürün çıktısı sizin için proje çıktısınının önüne çıkabilir… Ayrıca daha çok içerik odaklı çalışan proje yöneticilerinin yarattığı ürünlerin fonksiyonlarının ve özelliklerinin projeyi daha iyi bir şekilde yönetmesi ve uzun vadede başarı sağlamasının, proje yönetimi ve metodolojisine odaklanarak çalışan proje yöneticilerinin yarattığı ürünlere oranla daha olası olduğu da gözlenmiştir.
Sonuç olarak, her projenin ulaşması gereken kesin amaçlar vardır. Bu amaçlar belirlenen zamanda ve belirli bütçe ile kaliteli bir ürün yaratmaktır.(bu ürün bir web sitesi veya araba olabilir) Proje yönetim aşamaları, araçlar ve teknikler burada ürünü verimli şekilde üretmemize yardımcı olur.
Hem projeye hem de ürüne odaklanıp ikisini de kabul ettiğimiz zaman dengeyi sağlayarak yolculukta mutlu bir şekilde ilerleyebilir ve bu yoldaki insanların da mutlu olmasını sağlayabiliriz.
