Projede etkin iletişimi devam ettirmek için en güzel yollardan birisi durum toplantılarıdır. Katılımı daha cazip hale getirmek ve toplantıyı verimli geçirmek için bazı teknik ve yaklaşımlar vardır.
İlgili Makale: Proje Toplantılarınızı Nasıl Geliştirirsiniz?
1. Her toplantının amacını ve zaman çerçevesini belirten bir gündem bildirgesi olmalıdır. Bu sayede katılımcılar ne hakkında konuşacaklarını bilirler ve ona göre hazırlıklı gelirler. Eğer durum toplantılarınız her hafta belirli konular üzerindeyse bunu sabitleyebilirsiniz.
2. Toplantı esnasında önemli noktaları birisi not almalıdır. Bu sayede toplantı sonrası verilen kararları uygulamasını daha kolay yapabilirsiniz.
3. Toplantıyı “kolaylaştırıcı” etken bulunmalıdır. Başka bir düzenleme yapılmadığı takdirde bu genellikle proje yöneticisidir.
4. Katılımcıların saat ve toplantı için gerekli dökümanlar hakkında bilgisi olduğundan emin olun. Yapılması gereken sunumlar var ise ekip bilgilendirilmelidir.
5. Sadece orada olması gereken kişileri davet edin.
6. Toplantınız belirtilen saatte mutlaka başlamalıdır.
7. Toplantı talep eden kişi, toplantının sebebini ve beklenen faydaları açıklamalıdır.
8. “kolaylaştırıcı” toplantı gündemini ve zamanı takip edip, toplantının yolunda gittiğinden emin olmalıdır.
9. Uzun soluklu konuları gündeme almaktan kaçının. Genellikle ekibin ilgisini çekecek konular üzerinde durun.
10. Yazıcı yada kolaylaştırıcı toplantı sonucunda alınan kararları ekip ve paydaşlar ile paylaşmalıdır.
Makale: Proje Yönetiminin Ne Kadarı İdaridir?
Problem Çözümü Çok mu Oluyor ?
Konuyla alakalı birden fazla kişiyi aynı anda aynı yerde görünce problemleri çözmek için kişilerin içinde bir meyil oluşuyor. Fakat toplantıda, tartışılan problemle ilgisi olmayan kişi sayısı daha fazla olacağından, bu onlar için sadece zaman kaybı oluyor. Birçok kişiyi bir araya getirmişken projenin riskleri, genel durumu, kapsamı hakkında konuşmanız herkes için anlam ifade edecektir.
Uzun toplantıların en büyük sebebi problemleri çözmek için harcanan zamandır. Eğer bunun çok zaman aldığını düşünüyorsanız, zaman paylaşımı konusunda çalışma yapmanız gerekir.
Kariyeriniz boyunca çalıştığınız ekiplerden ve yöneticilerden neler öğrendiniz?
Kendi yaptığınız doğrular, başkalarında gördüğünüz yanlışlar neler?
Sizin Gibi #saglamyonetici Kayıtsız Kalmamalı!
Twitter’dan #saglamyonetici hashtagi ile görüşlerinizi paylaşın.
Proje Yönetimi ve İş Analizi Disiplinlerini Nasıl Entegre Edeceksiniz? Bu iki metodolojinin ortak yanları neler? Kafanızı kurcalayan bütün soruların cevabı bu e-kitapta! İndirmek İçin Tıklayın
