Çoğu proje yöneticisi, oldukça fazla idari iş yaptıklarından yakınırlar. Buna rağmen, diyebiliriz ki bu göreceli bir kavramdır. Birinin fazla yük olarak gördüğü işler bir diğeri için proje yönetiminin temel değerlerinden biridir.
Proje yöneticisi, ekibini proje tanımıyla başlayan, planlama, yürütme ve sonrasında izleme ve kontrol fazlarından geçirerek, projenin başarılı şekilde bitmesini sağlar. Bu süreç kapsamın, personel sorunlarının, kalitenin vs, yönetilmesini içerir. Bu tanımın içerisinde idari işlerden bahsedilmez ama işin doğal bir parçasıdır.
Peki, proje yöneticisin yapacağı idari işler nelerdir? Birkaç tanesine bakabiliriz;
1. Proje Başlangıç Dokümanını Oluşturmak
Çoğu proje yöneticisi sadece işe başlayıp bir an önce ilerlemek ister. Onlara göre planlama sonradan oluşturulur, projenin başında değil. Başlangıç dokümanı projenizin sorunsuz tamamlanması için gereken ilk adımdır. Bir idari iş olarak görülmemelidir.
Bkz. Proje Yönetiminde Başlangıç Tarihleri İçin 5 Seçenek
2. Durum Raporlaması
Projenin durumunu takip etmenin ve proaktif iletişim sağlamanın en etkili yolu durum raporları oluşturmaktır. Beklentilerin yönetilmesi ve efektif izleme yapabilmek idari bir iş olarak görülse de projenin vazgeçilmez bir aracıdır.
3. Takvimin Güncellenmesi
Bazı proje yöneticileri takvimi güncellemekten nefret eder ve bunu bir yük olarak görürler. Fakat takvimde ve maliyetlerde nerede olduğunuzu anlamak proje yönetiminin temel süreçlerinden biridir.
Bkz. Proje Yönetiminde Zaman Planı Oluşturmak
4. Proje Kayıt Defterlerini Ve Formlarını Güncellemek
Çoğu projede kapsam değişikliklerini talep etmek için, takip etmek için, sorunları kaydetmek için formlar ve kayıt defterleri bulunur. Bunlar projenizde olayların kontrolünüzde kalmasını sağlayacak etkili araçlar olarak tüm proje yaşam döngüsü boyunca kullanılmalıdır. İdari işler olarak görülmemelidir.
Burada bazı konular, örneğin dokümanların uzunluğu, gerekli bilgi miktarı ve süreçlerdeki adımların sayısı gibi, üzerinde tartışılabilir. Eğer 30 günlük bir proje için 10 sayfalık bir proje başlangıç dokümanı hazırlıyorsanız, içinde değerli olmayan işçilik olduğunu söyleyebiliriz.
Yine de bazı proje yöneticilerinin düşüncesi olarak, yazım ve form doldurma gerektiren her türlü işin idari yük olarak görülmesi çoğunlukla yanlış bir bakış açısıdır. Bu işlerle yaratılan değerli bilgiler, projenin vazgeçilmez süreçlerine girdi veya çıktı olacaktır. Burada yaklaşımınız bu işlerde daha fazla pratik kazanarak, destekleyici yazılımlar kullanarak zamanınızı efektif kullanmak yönünde gelişme sağlamanızdır.
