“Planlamadaki başarısızlık, başarısızlığı planlamaktır”. Bu cümle PMI’ın proje yönetimine bakış açısını kısa ve öz olarak anlatır. PMI için başarılı proje ancak başarılı planlama sonucunda gerçekleşebilir.
PMBOK Kılavuzunda yer alan 47 süreçten 24’ünün planlama süreç grubunda yer alması bir tesadüf değildir.
Başarılı planlama ise projenin ana başarı kriterlerini oluşturan kapsam, zaman ve bütçenin doğru olarak tahmin edilebilmesidir. Peki gerçek hayatta bu mümkün müdür? Örneğin yazılım projeleri; modern dünyada herhangi bir bilgisayar tabanlı sistemin nasıl gelişeceğini önceden tahmin edebilmek, yazılım projelerinin kapsam, zaman ve maliyet öngörülerini yüksek doğrulukta yapabilmek, hadi imkansız demeyelim, oldukça zordur. Çünkü Pazar koşulları çok dinamiktir, müşterilerin ihtiyaçları sürekli değişir ve gelişir, rakipleriniz ise size haber vermeden ortaya çıkıverirler. Eğer organizasyonunuz bu akışkanlıkta bir iş ortamına karşılık verebilecek çeviklikte yapıya ve süreçlere sahip değilse, bu değişken dünyada ayakta kalma şansınız oldukça düşük olacaktır.
Peki planlamaya bu kadar önem atfeden PMI proje yönetimi süreçleri modern dünyadaki değişim hızı ile ne kadar uyumlu? Bazılarının söylediği gibi, PMI metodolojisi sadece şelale (waterfall) veya V-Model uygulanan projeler de mi başarılı olabilir? Önce iyi haberi verelim, tabii ki hayır. PMI metodolojisi, proje yaşam döngünüz ister planlı (predictive), ister döngüsel (iterative) ister çevik (agile-adaptive) olsun, hepsine uyarlanabilir süreçlerden oluşmaktadır. PMI metodolojisi değişikliğe değil, değişikliğin düzgün yönetilmemesine karşıdır. Unutmayın, akışkanlık değişim demektir ve değişim pahalıdır. Özellikle kontrolsüz veya kötü yönetilerek gerçekleşirse.
Şimdi PMI metodolojisini bu gözle inceleme altına alalım, bakalım gerçekler bizim düşündüğümüz gibi mi? Önce PMBOK Kılavuzundaki proje tanımını hatırlayalım. PMI’a göre kendine has bir ürün, hizmet veya servis ortaya koymaya yönelik geçici faaliyetler bütünü olarak özetleyebileceğimiz projenin önemli özelliklerinden biri de aşamalı olgunlaşma (progressive elaboration)’dır. Aşamalı olgunlaşma, proje ilerledikçe projeye ilişkin ayrıntılı bilgilerin ortaya çıkması sonucunda kapsam, zaman ve bütçeye ilişkin daha gerçekçi tahminler yapılarak mevcut proje planının sürekli güncellenmesidir. PMI
Metodolojisi daha proje tanımında projedeki değişiklik potansiyelini göz önüne alarak, planlama faaliyetlerinin sürekli olması ve iyileştirilmesi gerektiğini belirtmektedir.
Bu konudaki ikinci önemli örneğimiz ise, zaman yönetimi bilgi alanında kullanılan önemli bir teknik: yaklaşan dalga planlaması (rolling wave planning). Yakın döneme ait proje işleri ayrıntılı olarak planlanırken, nispeten orta ve uzun vadedeki proje işlerinin daha az ayrıntılı olarak planlandığı, tekrara dayalı bir planlama tekniği olan yaklaşan dalga planlaması tekniği, PMI’ın planlı süreçlerde dahi kullanılmasını tavsiye ettiği önemli tekniklerden biridir ve projede aşamalı olgunlaşmanın temel aracıdır.
Sonuç olarak daha önce de belirttiğimiz gibi, PMI proje yönetim metodolojisi projelerdeki bilinmezlikleri ve bunlara dayalı olarak planlardaki değişim ihtiyacını baştan kabul eder. Aşamalı olgunlaşma kavramı ve onun proje yaşam döngüsünde hayata geçirilmesi için kullanılan yaklaşan dalga planlama tekniği bunun en önemli iki kanıtı. Bir sonraki yazıda bu konudaki incelememizi biraz daha derine indirip, çevik metotların PMBOK Kılavuzuna nasıl entegre edildiğini anlamaya çalışacağız.
